準備段階における管理組合の活動内容を段階をおって整理すると下図の通りです。
なお、準備段階は修繕工事の基本方針を定める大切な段階です。長期修繕計画で修繕工事が予定されている時期の１年くらい前から準備に取りかかり、無理のないスケジュールを立て検討を進めることが必要です。
準備段階における活動内容
理事会の諮問機関としての専門委員会として、大規模修繕委員会を設置します。
大規模修繕工事のパートナーの選定を行います。
ＨＰなどを参考に会社の情報を集め、ヒアリング、見積依頼等を経て、コンサルタントを決定します。
業務の重要事項説明を受けた後コンサルタント業務の内容を確認して委託契約いたします。ここから、コンサルタントをパートナーとして竣工までの長い道のりがスタートします。
コンサルタントとの打合せで、管理組合に合った大規模修繕工事の計画から竣工までの全体スケジュールを検討し決定いたします。
※管理組合内部で行う作業(※1・※2)
組織づくり
修繕工事の実施には専門的な知識が求められる事項が数多くあり、設計事務所や施工会社等、外部との関わりも多くなります。理事会だけでこのような修繕工事を担うのは大きな負担になります。
そこで、理事会とは別に専門委員会（修繕委員会、実行委員会と呼ぶ場合もあります。）を作って対応することが望まれます。
専門委員会の設置に当たって特に重要なことは、理事会の諮問を受けた検討機関としての位置づけを明確にしておくことです。専門委員会は理事会の諮問を受け、理事会との緊密な連携のもとに修繕の内容や資金計画、修繕工事を発注する施工会社の案等を検討する役割を担う機関であり、その案は理事会の承認のもとに総会に諮り、所有者の合意を得ることになります。
専門委員会のメンバーは、所有者の中から関心のある方を募集するとともに、建築や金融、法務などの専門的知識を持っている方の参加を募ることが考えられます。また、修繕工事の準備から完了までには長期間かかりますので、専門委員会のメンバーは出来れば固定した方が望ましいと考えられます。
なお、専門委員会を支援する公正な第三者として、外部の専門家であるコンサルタントをパートナーとし、具体的な検討をするための調査や資料の作成を依頼します。
コンサルタントのアドバイスを受けながら検討することにより、円滑に進めることができます。
修繕工事のための組織(概念図)
工事の実施時期について
大規模修繕工事では、建物の周囲に足場が組みたてられ、窓やバルコニーが養生のネットで覆われることになるため、風通しが悪くなります。また、外部を中心とした工事ですから、施工上、雨が多く降る時期を避ける必要があります。
このようなことを踏まえ、工事の円滑な実施と、日常生活への影響を出来るだけ少なくするためには、梅雨、盛夏、正月前後の寒気の時期は出来るだけ避け、春、もしくは秋に工事の実施時期を設定することが望ましいと考えられます。